¿Qué sucede cuando una empresa crece más de lo que puede manejar? El crecimiento de un negocio es una señal positiva, pero también puede traer consigo retos operativos. Cuando las tareas superan la capacidad del equipo actual, llega el momento de dar un paso clave: contratar más personal.
La contratación no es simplemente cubrir una vacante. Se trata de un proceso estratégico que inicia con la identificación de necesidades, pasa por el reclutamiento y selección de talento, y culmina con la incorporación de los colaboradores correctos.
Un proceso de contratación de personal exitoso parte de tres factores esenciales:
- Comprender las necesidades reales de la empresa.
- Definir un modelo de trabajo sólido y bien estructurado.
- Seleccionar profesionales que encajen con el puesto y con la cultura organizacional.
Contar con la orientación de expertos en gestión de talento puede marcar la diferencia y asegurar que cada contratación sume valor a largo plazo.
¿Cuándo es el momento adecuado para contratar?
Que tu negocio tenga picos de actividad y periodos más tranquilos es normal. Sin embargo, cuando la alta demanda se vuelve constante e inmanejable, es hora de evaluar tu estructura.
Un equipo insuficiente no solo genera sobrecarga, también puede poner en riesgo la eficiencia y la satisfacción de tus clientes. En este punto, deberás decidir si crecer tu equipo o reorganizar posiciones existentes.
Eso sí: contratar nunca debe ser una decisión apresurada. Evita cubrir vacantes con prisas y dedica el tiempo necesario para encontrar a los candidatos adecuados. Recuerda que cada nueva contratación no solo cubre una necesidad inmediata, también impacta en la cultura y el futuro de tu empresa.
Pasos del proceso de contratación de personal
La contratación en sí misma no es compleja; lo verdaderamente importante está en lo que ocurre antes y después: reclutamiento, selección, inducción y seguimiento. Cuando la descripción de puestos está mal definida o las condiciones del empleo no son claras, es común que surjan conflictos y desajustes con los nuevos colaboradores.
Así como existen pasos previos a la contratación, también hay etapas posteriores que aseguran la integración exitosa del talento. A continuación, te compartimos los 8 pasos básicos para contratar personal:
1. Búsqueda de candidatos
Una vez definido el perfil de la vacante, difunde la oferta en sitios de empleo, redes profesionales, instituciones educativas y entre tus propios colaboradores, quienes pueden recomendar talento de confianza.
2. Preselección
El área de Recursos Humanos debe filtrar a los candidatos revisando sus habilidades, experiencia y características que encajen con el perfil requerido.
3. Entrevistas
Ya sean presenciales o virtuales, son una etapa clave para que empresa y candidato se evalúen mutuamente y se confirme la compatibilidad.
4. Valoración
Con una buena preselección y entrevistas claras, este paso se centra en elegir a los perfiles más adecuados de manera objetiva.
5. Contratación formal
Se oficializa la decisión a través de los trámites contractuales y administrativos correspondientes.
6. Incorporación (Onboarding)
Facilita la adaptación del nuevo colaborador presentándole la empresa, al equipo y las dinámicas de trabajo. Un onboarding efectivo asegura una integración más rápida.
7. Capacitación
A pesar de que el candidato cumpla con el perfil, es necesario formarlo en procesos, herramientas y cultura interna para que desempeñe mejor sus funciones.
8. Seguimiento
Durante el periodo de prueba, se evalúa el rendimiento, la adaptación y la retroalimentación del equipo para confirmar que la contratación fue exitosa.
¿Cómo negociar con un candidato?
De acuerdo con Said Rubio, gerente de Capital Humano en WORTEV, la negociación con un candidato requiere preparación y claridad en cada fase del proceso de contratación de personal. Estos son los aspectos clave a considerar:
- Ofrece salarios y beneficios reales. Define de antemano qué puedes y qué no puedes ofrecer. Esto evita falsas expectativas y asegura una propuesta honesta y viable.
- Registra todo el proceso de selección. Documenta cada interacción y promesa realizada. Esto no solo facilita la comunicación con el candidato, sino que también garantiza el cumplimiento de los acuerdos establecidos.
- Conoce el valor del puesto en el mercado. Investiga el rango salarial de la posición. Hay mínimos que no debes rebajar y máximos que no conviene superar si quieres mantener una estructura salarial equilibrada.
- Especifica la oferta salarial con claridad. Antes de cerrar la selección, comunica de manera abierta el sueldo y beneficios. La transparencia evita malentendidos y ahorra tiempo si la oferta no resulta atractiva para el candidato.
- Sé el mejor vendedor de tu empresa. Además del salario, destaca lo que hace única a tu organización: cultura, oportunidades de crecimiento, flexibilidad o beneficios sociales. Estos elementos fortalecen tu propuesta y marcan la diferencia en la decisión del candidato.
5 consejos para contratar personal estratégicamente
De acuerdo con nuestro especialista, al contratar personal no basta con elegir al candidato adecuado, también es clave formalizar el proceso con los documentos y recursos correctos. Estos son los cinco elementos básicos que no deben faltar:
1. Elabora un contrato laboral
Documento fundamental que firman tanto la empresa como el colaborador. Formaliza la relación de trabajo e incluye las condiciones, derechos y obligaciones de ambas partes.
2. Redacta un convenio de confidencialidad
Protege la información estratégica de la empresa y asegura la confidencialidad de los datos que manejará el colaborador.
3. Entrega una carta responsiva de herramientas
Garantiza el cuidado de los recursos asignados al colaborador. Debe detallar las características y el estado de las herramientas entregadas, y llevar la firma de ambas partes.
4. Crea un checklist de documentos personales
Sirve para integrar el expediente laboral del colaborador. Incluye copias simples y originales para cotejo de documentos oficiales como identificación, comprobante de domicilio, CURP, entre otros.
5. Determina el método de contratación
Infórmate sobre las opciones de contratación disponibles en tu país. Elegir el método adecuado para cada posición te permitirá cumplir con la normativa y optimizar la gestión de tu equipo.
Ley de Outsourcing en México
El outsourcing o subcontratación es un esquema en el que una empresa contrata a otra para realizar un servicio u obra específica. Tradicionalmente se utilizaba para cubrir necesidades temporales de personal o proyectos concretos, estableciendo una relación triangular:
- El contratista (empleador) mantiene la relación laboral con el trabajador.
- El contratante recibe los servicios de ese trabajador para una tarea particular.
Reforma de 2021: cambios clave
Con la entrada en vigor de la Ley de Outsourcing en 2021, se estableció que:
- Es ilegal que una empresa proporcione trabajadores propios a otra, salvo en casos de servicios especializados.
- Dichos servicios no deben formar parte del objeto social ni de la actividad económica principal de la empresa contratante.
Obligaciones para las empresas
Para cumplir con la nueva regulación, las organizaciones que recurran a la subcontratación especializada deben:
- Registrarse en el Padrón Único de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS).
- Dar de baja los registros patronales previos y tramitar nuevos ante el IMSS, conforme a la Ley del Seguro Social.
- Especificar en los contratos los servicios a prestar y el tipo de obra que se realizará.
Otros aspectos de la reforma
- Se eliminó la retención del 6% de IVA en contratos de subcontratación.
- Se estableció un tope para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU): el equivalente a 3 meses de salario o al promedio de los últimos 3 años, lo que resulte más favorable para el trabajador.
Completa los trámites de contratación
Cuando el candidato acepta tus condiciones, el siguiente paso es formalizar la relación laboral mediante la firma del contrato. Este documento debe incluir aspectos esenciales como:
- El salario y las prestaciones ofrecidas.
- Una descripción detallada del puesto.
- La duración del contrato (tiempo determinado, indefinido u otra modalidad).
En México, el contrato laboral debe cumplir con lo estipulado en el artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo, lo cual implica incorporar:
- Nombre, nacionalidad y domicilio del empleador y del trabajador.
- Condiciones de la relación laboral, incluyendo jornada, salario, lugar de trabajo y demás cláusulas obligatorias.
Prestaciones mínimas de ley, como vacaciones pagadas después del primer año y el acceso a la seguridad social.
Cumplir con estos lineamientos no solo evita riesgos legales, también fortalece la confianza entre empresa y colaborador.
En WORTEV mantenemos como prioridad que cada proceso de contratación sea transparente, claro y respetuoso. Nuestro equipo de Capital Humano, con más de 10 años de experiencia, puede asesorarte para estructurar contratos adecuados y hacer crecer tu equipo de forma segura. ¡Comunícate ahora!
